Metode-metode Pengendalian Persediaan

Dalam melaksanakan fungsi-fungsi sistem produksi dengan baik diperlukan rangkaian kegiatan yang akan membentuk suatu sistem produksi.  Sistem produksi terdiri atas berbagai sub-sub sistem yaitu:

• Perencanaan dan pengendalian produksi
• Pengendalian persediaan
• Penegndalian kualitas
• Penentuan standar-standar operasi
• Penentuan fasilitas produksi
• Perawatan fasilitas produksi
• penentuan Harga Pokok Produksi

Sebagai salah satu sub sistem dari sistem produksi, metode pengendalian persediaan dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

1. Statistical Inventory Control (Pengendalian Persediaan Statistik)
2. Material Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku)
3. Just In Time (Tepat Waktu)

1. Statistical Inventory Control (Pengendalian Persediaan Statistik) 

Di dalam metode Statistical Inventory Control ini kita akan menggunakan ilmu matematika dan statistik sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam system persediaan. Metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan 
:
- Jumlah ukuran pemesanan dinamis (EOQ).
- Titik pemesanan kembali (Reorder Point).
- Jumlah cadangan pengaman (safety stock) yang diperlukan.
 
Metode ini sering juga disebut metode pengendalian tradisional, Mengapa? karena didalamnya memberi dasar terjadinya metode baru yang lebih modern, seperti MRP di Amerika dan Kanban di Jepang. Metode pengendalian persediaan secara statistik biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas (independent) dan dikelola saling tidak bergantung. Bebas disini berarti permintaan yang hanya oleh mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi produk. Sebagai contoh adalah permintaan untuk barang jadi dan suku cadang pengganti (spare part).

Ditinjau dari sejarah perkembangannya, metode secara formal diperkenalkan oleh Wilson pada tahun 1929 dengan mencoba mencari jawaban 2 pertanyaan dasar yaitu :

• Berapa jumlah barang yang harus dipesan untuk setiap kali pemesanan ?
• Kapan saat pemesanan harus dilakukan ? 

Pengembangan formula Wilson kemudian dkembangkan pada keadaan yang lebih realistik, terutama untuk fenomena yang bersifat probabilistik. Hal ini kemudian memunculkan 2 metode dasar pengendalian persediaan yang bersifat probabilistik, yaitu:

•  Metode P, yaitu menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler mengikuti suatu periode yang tetap (mingguan, bulanan, dsb), sedangkan kuatititas pemesanan akan berulang – ulang.
• Metode Q, yaitu  jumlah ukuran pemesanan (kuantitas pemesanan) selalu tetap untuk setiap kali kita pesan, sehingga saat pemesanan dilakukan akan bervariasi.  

Pada dasarnya, metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan Jumlah ukuran pemesanan dinamis (EOQ), titik pemesanan kembali (Reorder Point), dan jumlah cadangan pengaman (safety stock) yang diperlukan. Metode ini sering juga disebut metode pengendalian tradisional, karena memberi dasar lahirnya metode baru yang lebih modern. 

Metode pengendalian persediaan secara statistik ini biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas (dependent) dan dikelola saling tidak bergantung. Yang dimaksud permintaan bebas adalah permintaan yang hanya dipengaruhi mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi produk. Sebagai contoh adalah permintaan untuk barang jadi dan suku cadang pengganti (spare part).

2.  Material Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku) 

Metode MRP adalah suatu sistem informasi yang dirancang untuk mengendalikan persediaan bahan baku yang bersifat dependent demand (permintaan bergantung) atau permintaan turunan (derived demand) yang berperan penting dalam keputusan material atau bahan apa yang dibutuhkan, berapa banyak kebutuhannya, dan kapan waktu dibutuhkannya. 

Metode pengendalian tradisional akan tidak efektif bila digunakan untuk permintaan yang bersifat tidak bebas (dependent).  Yang dimaksud permintaan tidak bebas adalah permintaan yang tergantung kepada kebutuhan suatu komponen/material dengan komponen/material lainnya.  Dengan kata lain, kebutuhan tidak bebas adalah kebutuhan yang tunduk pada fungsi operasi produksi, sebagai gambaran adalah permintaan akan 1 jok kursi dan 1 bantalan sandaran kursi hanya ada apabila ada permintaan 1 unit kursi, sehingga permintaan akan jok dan bantalan sandaran kursi dikatakan tergantung pada permintaan  kursi.

   
Metode MRP ini bersifat oriented, yang terdiri dari sekumpulan prosedur, aturan – aturan keputusan dan seperangkat mekanisme pencatatan yang dirancang untuk menjabarkan Jadual Induk Produksi (JIP). Dari sejarahnya, penerapan MRP pertama kali digunakan pada industri logam tipe Job Shop dimana tipe ini termasuk tipe yang paling suli untuk dikendalikan dalam system manufaktur. Dengan demikian, kehadiran MRP sangat berarti dalam meminimisasi investasi persediaan, memudahkan penyusunan jadwal kebutuhan setiap komponen yang diperlukan dan sebagai alat pengendali produksi dan persediaan. Dalam perkembangan selanjutnya, MRP dapat diterapkan juga pada pengendalian persediaan dalam system manufaktur, baik untuk tipe Job Shop, tipe produksi massal (mass production) maupun tipe lainnya.

3. Just In Time (Tepat Waktu)

Untuk mengantisipasi permasalahan terkait bagaimana cara mengendalikan persediaan yang berdampak pada efisiensi biaya persediaan, olehnya itu perlu adanya metode persediaan yang benar dan tepat. Dalam sistem akuntansi persediaan, dikenal dengan istilah Just in time method, yakni Suatu proses produksi yang hanya akan memproduksi apabila sesuai permintaan atau order saja. Sebagai akibatnya pemborosoan dapat dihilangkan dalam skala besar, yaitu berupa perbaikan kualitas dan biaya produksi yang lebih rendah. Kedua hal tersebut menjadikan perusahaan lebih bisa kompetitif. Tujuan utama Just In Time sebenarnya adalah untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui usaha pengendalian biaya, peningkatan kualitas, serta perbaikan kinerja dalam proses pengiriman.

Prinsip Dasar Just in Time

Konsep dasar Just In Time sangat sederhana, yaitu berproduksi hanya apabila ada permintaan atau dengan kata lain hanya memproduksi sesuatu yang diminta, pada saat diminta, dan hanya sebesar kuantitas yang diminta. Prinsip dasar Just In Time adalah peningkatan kemampuan perusahaan secara terus menerus untuk merespon perubahan dengan memperkecil pemborosan. Terdapat empat aspek pokok dalam konsep Just In Time yaitu:

1. Menghilangkan semua aktifitas atau sumber-sumber yang tidak memberikan value terhadap produk atau jasa yang dihasilkan

2. Menjaga kualitas barang yang diproduksi

3. Mendorong perbaikan berkesinambungan untuk meningkatkan efisiensi (continuous improvement)

4. Menyederhanakan aktivitas produksi dengan minimalisir biaya penyimpanan persediaan

Intinya bahwa konsep just in time langsung di terapkan secara keseluruhan dari persediaan itu, yakni mulai dari proses pembelian sampai dengan digunakan untuk proses produksi barang. Perusahaan yang menggunakan pembelian Just In Time akan dapat menekan hidden cost yang berhubungan dengan menahan tingkat persediaan yang tinggi. Biaya tersembunyi ini meliputi jumlah ruang penyimpanan yang lebih besar dan biaya pemeliharaan persediaan digudang.

Karakteristik Just in Time

Dalam pelaksanaannya, terkadang kita masih sulit membedakan antara just in time dengan metode berdasarkan pesanan, dimana keduanya sama-sama memiliki efesiensi dari segi pengadaan stok mulai dari bahan baku hingga menjadi barang jadi. Tetapi disini, just in time memiliki karakteristik sebagai berikut :

- Biaya Persediaan

• Biaya penyimpanan lebih rendah
• Biaya sisa atas bahan baku semakin berkurang dikarenakan tidak adanya barang cacat/rusak.

- Proses Pengiriman

Proses pengiriman telah terjadwal dalam jangka panjang dengan metode yang sudah ditetapkan.

- Efisiensi Administrasi

• Meminimalkan penggunaan kertas
• Minimalisir terjadinya pembatalan transaksi
• Biaya administrasi yang tidak perlu semakin berkurang

- Produktifitas

• Mengurangi keterlambatan produksi barang
• Dapat mengendalikan persediaan
• Menghilangkan pekerjaan yang berulang-ulang sehingga dapat mengurangi adanya pemborosan kerja.

Metode Perhitungan Biaya Produksi dalam Just In Time

Sistem biaya konvensional membebankan BOP menggunakan penggerak biaya (cost driver) berbasis unit. Sistem JIT menggunakan pendekatan yang terfokus pada penelusuran biaya dan penentuan harga pokok berbasis aktivitas untuk biaya yang tidak dapat dihubungkan secara langsung (biaya variabel). Metode Just In Time, akan menelusuri atas biaya-biaya mana yang bisa di kelompokkan menjadi satu, sehingga tidak terjadi pemborosan biaya variabel yang tidak ada value-nya.

- Analisa CPV Konvensional

Dalam sistem konvensional, analisis biaya-volume-laba (CPV) mengkategorikan bahwa semua biaya produksi dan non produksi harus di pisahkan ke dalam dua kelompok yaitu:

a. Biaya yang bervariasi dengan volume, disebut biaya variabel

b. Biaya yang tidak bervariasi dengan volume, disebut biaya tetap.

Dalam analisis konvensional, semua biaya adalah linier dengan volume penjualan, sehingga tidak mengabaikan adanya biaya variabel yang tinggi.

- Analisa CPV dengan Just In Time

Dalam sistem JIT, biaya variabel per unit produk yang dijual turun namun biaya tetapnya naik. Dalam analisis Just In Time, biaya dilakukan melalui penelusuran biaya dan mengelompokannya sesuai aktivitas yang dibutuhkan dalam menghasilkan suatu produk/jasa.

Dalam JIT digunakan teknik pengendalian persediaan yang dinamakan Kanban. dalam system ini, jenis dan jumlah unit yang diperlukan oleh proses berikutnya, diambil dari proses sebelumnya, pada saat diperlukan. Dan ini merupakan tanda bagi proses sebelumnya untuk memproduksi unit yang baru saja diambil. Jenis dan jumlah unit yang dibutuhkan tersebut ditulis dalam suatu kartu yang disebut juga Kanban. Dalam system ini digunakan kereta sebagai tempat komponen, dengan jumlah tetap. Didalam tia kereta terdapat dua kartu. Sebuah kartu menandakan pesanan pada produksi, dan sebuah lagi menandakan pengambilan unit. Perbedaan utama dalam system ini dengan kedua system sebelumnya terletak pada perbedaan karakteristik “pertimbangan” yang digunakan untuk mengatur jadwal produksi. Pada dua system terdahulu, dilakukan proyeksi permintaan yang akan dating, dan selanjutnya penjadwalan produksi dilakukan untuk memenuhi permintaan tersebut, penjadwlan mendorong produksi (push system). Sedangkan dalam sistem Kanban, jadwal produksi diatur sesuai dengan permintaan aktual (pull system).