Iktisar Materi Pertemuan Ke-2

KONSEP DAN FUNGSI MANAJEMEN PROYEK

Sasaran proyek dan tiga kendala (triple constraint)

Anggaran
Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek besar (jangka waktu proyek bertahun-tahun) maka seringkali anggaran dipecah menjadi beberapa periode anggaran.

Jadwal
Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Produk akhir harus diserahkan dengan tidak melewati batas waktu yang ditentukan.

Mutu
Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.

Ketiga hal di atas saling tarik menarik. Jika ingin meningkatkan mutu produk yang telah disepakati maka umumnya berakibat pada naiknya biaya. Sebaliknya bila ingin menekan biaya, maka biasanya harus berkompromi dengan mutu dan jadwal.nnDari segi teknis, ukuran keberhasilan proyek biasanya dikaitkan dengan sejauh mana ketiga sasaran proyek tersebut dapat dipenuhi.


Kegiatan Proyek vs Operasional
Proyek
-Bercorak dinamis, nonrutin.
-Siklus proyek relatif pendek.
-Intensitas kegiatan berubah-ubah selama siklus proyek.
-Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan.
-Terdiri atas bermacam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu.
-Keperluan sumberdaya selama siklus proyek berubah, baik macam maupun volumenya.

Operasional

-Berulang-ulang, rutin.
-Berlangsung dalam jangka panjang.
-Intensitas kegiatan relatif sama.
-Batas anggaran dan jadwal tidak setajam proyek.
-Macam kegiatan tidak terlalu banyak.
-Keperluan sumberdaya untuk operasional relatif konstan.

Ukuran proyek
Belum ada kriteria untuk menentukan besar kecilnya proyek secara kuantitatif, hal ini dikarenakan banyaknya jenis proyek (contoh proyek bendungan  perumahan  pengembangan).

Kompleksitas proyek
Bergantung pada:
-Jumlah jenis kegiatan dalam proyek.
-Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok dalam proyek.
-Jenis dan jumlah hubungan antar kegiatan (kelompok) dalam proyek dengan pihak luar.

Timbulnya suatu proyek

Rencana pemerintah
 misalnya proyek pembangunan jalan
Permintaan pasar
 misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.
Dari dalam perusahaan yang bersangkutan
 misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing.
Dari kegiatan penelitian dan pengembangan
 dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitas produksinya.

Tahap Siklus Proyek
Tahap konseptual
Tahap Perencanaan dan Pengembangan (PP/Definisi)
Tahap implementasi
Tahap terminasi

Ad.1. Tahap Konseptual
Terdiri atas kegiatan penyusunan dan perumusan gagasan, analisis pendahuluan, dan pengkajian kelayakan. Seringkali disebut dengan studi kelayakan proyek.
Hasilnya: dokumen hasil studi kelayakan

Ad.2. Tahap PP/Definisi
Melanjutkan evaluasi tahap konseptual secara lebih terinci sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan mengenai kelangsungan investasi atau proyek.
Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik.
Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang terkait garis penyelenggaraan proyek, seperti sasaran pokok dan pendanaan.
Memilih peserta proyek, yaitu pemilik proyek, kontraktor, konsultan, arsitek, dll.

Hasilnya:
-Dokumen analisis lanjutan kelayakan proyek.
-Dokumen rencana strategis dan operasional proyek.
-Dokumen definisi anggaran, jadwal induk, dan kriteria mutu proyek.
-Paket lelang dan dokumen hasil evaluasi proposal para peserta paket lelang.

Ad.4. Tahap Terminasi

Meliputi:
-Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji coba start up, dan perfomance test.
-Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim.
-Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan kepada pemilik atau induk perusahaan.
-Melakukan demobilisasi dan reassignment personil.
-Menyusun laporan penutupan proyek.

Hasilnya:
-Produk atau instalasi proyek yang telah siap pakai.
-Ditandai dengan penyerahan sertifikat operational acceptance oleh pemilik proyek untuk organisasi pelaksana atau kontraktor.
-Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim, dan jaminan.



Ad.3. Tahap Implementasi

Berbeda-beda dari proyek yang satu dengan yang lain.
Meliputi:
-Mengkaji lingkup kerja proyek, membuat program implementasi dan mengkomunikasikannya kepada peserta dan penanggung jawab proyek.
-Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, instalasi atau konstruksi.
-Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal, dan mutu.
-Melakukan mobilisasi tenaga kerja, melatih dan melakukan supervisi.
Hasilnya:
-Produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara mekanis.
-Ditandai dengan penyerahan sertifikat mechanical completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.

Perilaku Selama Siklus Proyek

Perubahan titik berat pengelolaan
Dengan bergerak majunya proyek, maka titik berat pengelolaan berubah dari perencanaan ke pengendalian.

Potensi pengendalian biaya
Pengendalian biaya adalah hal yang substansial di awal proyek, dan menurun pada tahap-tahap berikutnya.

Menurunnya resiko sejalan dengan kemajuan proyek.
Proyek mempunyai resiko gagal mencapai sasaran. Dengan kemajuan yang diperoleh sehubungan dengan tersedianya informasi yang cukup maka resiko kegagalan tersebut akan menurun.

Perubahan lingkup vs siklus proyek
Harus dihindari perubahan lingkup pada tahap implementasi karena akan memiliki dampak pada biaya dan jadwal.