Enterprise Resource Planning (ERP)

BAB 1 PENDAHULUAN


1. Pengertian ERP


Kebanyakan orang masih belum mengetahui apa yang dimaksud dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dan konsep sistem ERP itu sendiri. Serta bagaimana suatu sistem ERP dapat memberikan "revenue" bagi suatu perusahaan yang mengimplementasikan sistem tersebut.
Secara garis besar, sistem ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.
Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau ERP. Aplikasi ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Sistem ERP adalah salah satu sistem informasi yang tercanggih yang bisa didapatkan pada awal abad 21 ini. Karena sistem ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi.
Secara implisit aplikasi ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.
Aplikasi ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga aplikasi ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.


2.Sejarah Sistem ERP


Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.


3. Karakter Sistem ERP


ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government, dan lain-lain.


4. Modul-modul ERP


Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia:

o Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

o Modul Finansial Dan Akuntansi: General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

o Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.


5.Keuntungan Penggunaan ERP


a. Integrasi Sistem Keuangan; Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

b. Standarisasi Proses Operasi ; Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

c. Standarisasi Data Dan Informasi ; Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Keuntungan yang bias diukur antara lain :

- Penurunan inventori

- Penurunan tenaga kerja secara total

- Peningkatan service level

- Peningkatan kontrol keuangan

- Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi


BAB II PEMILIHAN ERP


1. Latar Belakang


• Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk

• ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di
perusahaan yang lain

• Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat

• Dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak
membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada

• Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah
hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif

• Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan
business process yang ‘parah’

Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal


2.Suksesor Penerapan


Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman

• Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan,
jika segala sesuatunya berjalan lancar

• Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya
dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan

• Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna
tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan

• Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan
kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan ini muncul atau
terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis. Seharusnya pengetahuan
pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi sehingga tidak menerapkan
implementation) dengan cara yang keliru. Kesalaahan dalam implementasi akan menjadi masalah
serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.


3.Pemilihan Metodologi


Metodologi yang berkaitan dengn ERP

• Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP

• Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple

• Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP

Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software


BAB 3 ANALISIS-ANALISIS ERP


Analisis-analisis dalam ERP meliputi :


1. Analisis Strategi Usaha
• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk
mencapai objektif dan prioritas tersebut?
• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?


2. Analisis Sumber Daya Manusia
• Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
• Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
• Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
• Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?


3. Analisis Infrastruktur
• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks,
permanent office systems, communication system, dan auxiliary system)
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
• Apa infrastruktur yang harus disiapkan?


4. Analisis Perangkat Lunak
• Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi
perusahaan?
• Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk
kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
• Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan


BAB 4 IMPLEMENTASI ERP

1.The Big Bang


Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan.Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan system baru,sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal.Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi


2.Step-by-Step (Phased Approach)


Melakukan implementasi sedikit demi sedikit.Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi,memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan dating akibat konsultasi internal,ongkos tidak terlalu membebani.Kekurangannya adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang.Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.


3.Small Bang (Pilot Approach)


Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relative rendah,kompleksitas berkurang. Kekurangannya adalah membutuhkan banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.


BAB 5 KEUNTUNGAN DAN KEGAGALAN ERP


1.Keuntungan Implementasi ERP


Lucas (2000) memberikan pilihan kategori di bawah ini sebagai keuntungan dari implementasi ERP:


- Infrastruktur
- Penggunaan aplikasi yang diperlukan
- Penggunaan aplikasi dimana teknologi adalah satu-satunya solusi
- Penggunaan aplikasi dengan return yang dirasakan secara langsung
- Teknologi yang merupakan suatu keharusan
- Aplikasi strategis
- IT sebagai media transformasi


2.Kegagalan ERP


Gagalnya ERP,karena:
• Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
• Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
• Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
• Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru


Tanda-tanda kegagalan ERP,yaitu :


• Kurangnya komitmen top management
• Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
• Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
• Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
• Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
• Kesalahan penghitungan waktu implementasi
• Tidak cocoknya software dgn business process
• Kurangnya training dan pembelajaran
• Cacatnya project design & management
• Kurangnya komunikasi
• Saran penghematan yang menyesatkan


3.Software ERP


Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source :
• Acumatica
• Dynamics AX
• Compiere
• ORACLE
• JDE
• BAAN
• MFGPro
• Protean
• Magic
• aLTiUs
• SAP
• Onesoft
• IFS
• AGRESSO
• INTACS
• BOSERP
• EuClid System
• Mincom Ellipse
• Axapta
• SPIN - Datadigi Indonesia
• WD ERP-SYS
• IES
• Orlansoft
• Sisinusa


Disusun Oleh:
EKO PRASETYO A.W
NPM : 2008 02 005
SEMESTER VI
PRODI TEKNIK INDUSTRI

Sumber:

-http://id.wikipedia.org/wiki/perencanaan-sumber-daya-perusahaan
-http://www.erpweaver.com/index.php?
-http://computer-teknologi.net/syarwani/downloads/konsep-dasar-ERP.pdf
-http://www.midas-solusi.com/membangun-sistem-ERP